bovebben
bovebben
bovebben
bovebben

MegaORA használatának előnyei az ügyviteli munkavégzésben

 

MegaORA jellemzői

MegaORA SaaS használatának előnyei

Web felületen történő ügyviteli munkavégzés előnyei

SaaS - a könyvelő irodák ügyfélmegtartásának segítője

 

A MegaORA ERP rendszer tartalmazza a vezetői információkat, az értékesítést, beszerzést, eszközgazdálkodást, humán modult és a bérszámfejtést, CRM-ügyfélszolgálatot, dokumentumkezelést és a gyártást, kereskedést segítő modulokat. Jellemzője, hogy ORACLE adatbázissal működik, amely egységes, központi adatleírást, adattárolást biztosít. A bevezetés és a feldolgozás skálázható, minimális igény szerint működtethető akár egy modul néhány tétellel, vagy több modul, sok tétellel, avagy maximális igény szerint a teljes rendszer összes modulja milliós tételszámokkal.

A programok web felületen működnek. Az ügyviteli munka az interneten, mint szolgáltatás is végezhető. Tetszőleges számú munkaállomáson, csak egy-egy web böngésző használatára van szükség. A munkaállomások web technológián alapuló távfeldolgozást is lehetővé tesznek. Ezért a program alkalmas térben szétszórt szervezet (központ, műhelyek, irodák, üzletek) centralizált, valósidejű feldolgozására és időben nem korlátozott ügyviteli munkára.

A MegaORA használatának két formája van, az egyik a saját szerveres használati mód – amikor a felhasználó saját felügyeletében lévő szervereken működteti a feldolgozást. A másik használati mód az SaaS (ASP) üzemmód – amikor a felhasználó az interneten elérhető SaaS szerverről működtet feldolgozást. Mindkét használati mód biztosítja a web felületen, az interneten – titkosított forgalmazással, megfelelő biztonság mellett - a munkavégzést.

Főbb jellemzők

Megbízhatóság. Az első változat 1984-ben készült, azóta a jogszabályok és számítástechnikai változások követésére újra és újra átdolgozott, továbbfejlesztett programok ugyanazokon az elveken alapulnak. Az élet változásai alakították, bővítették, de a szellemi esszencia kiforrott, bevált.

Vezetők, és a kijelölt munkatársak tetszőleges időben és helyről bármikor megtekinthetik a vezetői információkat és az egyes alrendszerek adatait. Igény, szükség esetén beavatkozhatnak a működtetésbe.

Telephelyek, raktárak bekapcsolása az ügyviteli munkába. A területileg elkülönülő működési egységek (irodák, raktárak, üzletek) egységes, egyidejű feldolgozási rendbe kapcsolhatók, még olyan térbeli elkülönülés esetén is, hogy a gyár és az iroda, vagy a központ és az üzletek több száz kilométerre vannak egymástól.

Új telephelyek, raktárak bekapcsolhatók, működés területi változása azonnal követhető, esetleg még idénymunkák vagy területi projektek támogatására is. (Eseti feldolgozás, mobilinternet alkalmazásával, pl. vásárok.)

Értékesítési munka támogatása. Vezető, ügynök, ügyintéző, vagy felhatalmazott munkatárs területileg bárhonnan, esetleg külföldről beléphet a feldolgozásba – készlet megtekintése, rendelés, készletfoglalás, diszpozíció, stb. – készítése céljából.

Beszerzési munka támogatása. Készlet, rendelés alrendszerek biztosítják a minimális-maximális készletek megtekintését, igény esetén azt is, hogy különleges joggal felhatalmazott ügyfelek, mint külső felhasználók intézkedjenek a készletek feltöltéséről.

E-business – elektronikus piactér - kiépítésének lehetősége, amely interneten történő üzletek, üzletkötés működtetését teszi lehetővé.

Otthondolgozás és részmunkaidőben történő munkavégzés lehetőségét biztosítja a web felület, azaz az interneten történő munkavégzés lehetőségét. Ahol internet elérés van, ott bármely időben végezhető ügyviteli munka.

Jogszabálykövető karbantartás folyamatos a teljes rendszerre. Naprakész változáskövetés - Bér, TB jogszabályok, NAV elektronikus jelentések (bér, számla, EKAER, áfa stb.).

Szakértői közreműködés. Folyamatos és magas szintű ügyviteli, jogszabály értelmezési segítséget biztosít a Szolgáltató a program használatához. Egyrészt a programokba épített – programozott - intelligencia alapján. (Pl. a halasztott áfa kezelése, a naptári évtől eltérő gazdasági év kezelése, devizaárfolyamok különböző dátumhoz kapcsolódó kezelése, stb.) Másrészt az egyes jogszabályi illetve törvény alkalmazási területek szakértői folyamatosan rendelkezésre állnak, segítséget nyújtanak a programok működtetéséhez, használatához.

MegaORA SaaS használatának előnyei

  • Az adatbázis szervereket, a programok interneten történő elérhetőségét a Szolgáltató biztosítja, a Felhasználónak csak az ügyviteli munka végzésével kell foglalkoznia;
  • A programok használata, mint szolgáltatás vehető igénybe, ezzel tetszőleges számú feldolgozás végezhető;
  • Nincs beruházási igény, csak a ténylegesen igénybe vett szolgáltatás, a feldolgozott tételek után kell fizetni, a feldolgozás bonyolultságától függően differenciált - ezért esetleg igen alacsony - árat;
  • A szerény lehetőségű KKV-k számára az ügyviteli munkához teljes körűen és olcsón biztosít hatékony munkavégzési lehetőségeket. Korábban ezek a számítógépi lehetőségek csak a nagy szervezetek számára voltak elérhetők;
  • Tetszőleges számú munkaállomás használható, a munkahelyről, az ügyféltől, otthonról, mobil gépről vagy akár internet kávézóból ugyanazok az adatok érhetők el. (Természetesen megfelelő jogosultság esetén!);
  • A teljes körű ERP rendszer bármely modulja (bér, eszköz, számla, stb.) igény szerint, esetleg időben több lépésben, fokozatosan vezethető be;
  • A programok jogszabálykövető fejlesztését, a feldolgozások adatainak biztonsági mentését és az adat archiválást a Szolgáltató (központilag az összes feldolgozásra) a háttérben folyamatosan elvégzi;
  • Ügyviteli vállalkozóknak - bérkönyvelőknek - nincs vállalat szám korlátozás. A Felhasználó tetszőleges számú új feldolgozást - vállalatot - nyithat, vagy törölhet, bármely alrendszert használhatja. A díjfizetés a tényleges feldolgozások, a tételszámok alapján történik;
  • Az ügyviteli, könyvelési vállalkozók az ügyfeleiket bekapcsolhatják az ügyviteli munkába. Az ügyviteli vállalkozó és ügyfelei között létrejöhet olyan feladat megosztás, amelyben - a megfelelő jogosultságok beállításával - a vállalkozó is, és az ügyfél is a saját telephelyén egy feldolgozásban dolgoznak, egy adatállományt használnak;
  • Az ügyviteli vállalkozó munkatársai igény szerint felváltva dolgozhatnak akár a saját, akár az ügyfél telephelyén, vagy otthon, stb.

Web felületen történő ügyviteli munkavégzés előnyei

20-25 éve a PC gépek megjelenése az ügyviteli munkában jelentős fejlődést eredményezett. Ma már a könyvelés, bérszámfejtés, stb. még a legkisebb KKV-nál, illetve KKV-nak is számítógéppel készül. Ám a fejlődés nem állt meg! Az internet, illetve a mobil internet megjelenése mind az ügyviteli munkavégzésben, mind az ügyviteli szolgáltatás mindennapjaiban számos új lehetőséget biztosít. Amely vállalkozás ezeket az új lehetőségeket nem használja – az verseny hátrányba kerül! Melyek ezek az új lehetőségek?

Korábban munkaidőben, munkahelyen kellett és lehetett a vállalkozás, a szervezet ügyviteli munkáját és az ehhez kapcsolódó irányítást működtetni. Az internet használatával az ügyviteli munkavégzés és a szervezet működtetése időben és térben nem korlátozott. Vezetőknek, ügynököknek, a szervezet szinte mindegyik munkatársának a nap 24 órájában, területileg bárhol, akár külföldről is lehetőségük van – esetileg vagy rendszeresen - a munkával kapcsolatos tevékenységet folytatni. Megvizsgálni a működési folyamatokat, döntéseket hozni, beavatkozni a szervezet működésébe. (Pl. egy Németországban tárgyaló ügyintéző megtekintheti az aktuális készletet, rendelést, foglalásokat végezhet, stb.) Amely szervezet nem él a térben és időben nem korlátozott lehetőséggel, az hátrányban lesz az internet lehetőségeit használó konkurenseivel szemben.

A mai munkavégzési körülmények között felértékelődik, hogy egyes munkatársak esetenként vagy rendszeresen otthonról vagy változó helyszínről (is) végezhetik munkájukat. Amelyik szervezet nem biztosítja egyes munkatársainak az otthon vagy a részmunkaidőben foglalkoztatás lehetőségét, az hátrányba kerülhet a jó szakemberek megszerzésében, megtartásában.

A szervezet működésének térben való kiterjesztését, áthelyezését, stb. az ügyviteli lehetőségek nem korlátozzák. Az ügyvitel követi, kiszolgálja a megváltozó működés igényeit – új műhelyek, raktárak, üzletek, stb. létrehozását vagy áthelyezését vagy a forgalom növekedését, stb.

Az ügyviteli könyvelési szolgáltatók - bérkönyvelők - munkavégzésében a webes, területileg bárhol elérhető programok használata felértékelődik. Verseny szempont lesz, hogy a szolgáltató olyan programot használ-e, amely az ügyfelek, a szolgáltatást igénybe vevő KKV-k számára biztosítja-e a saját adatainak elérését. Ez az igény elsősorban az igényesebb, a jól fizető KKV-knál jelenik meg. Ez a folyamat kétirányú.

  • A szolgáltató nézőpontjából az internet lehetőségei létrehozzák és idővel felerősítik az ügyfelek adat elérési igényét. Minimális igény az ügyfelektől a saját adatok megtekintése, de számos olyan ügyviteli munka van egy KKV-nál, amelyet az ügyviteli szolgáltató által körülményes lenne végezni. Hiszen egy raktári nyilvántartást a raktárban, a számlák elkészítését az eladó helyen lehet végezni, stb. Kézenfekvő, hogy a KKV-k munkatársai ezeket a feladatokat is számítógéppel akarják végezni, és jogos igény, hogy e tevékenységek ne különálló adatokat eredményezzenek, hanem a könyveléssel, a folyószámla nyilvántartással, bérszámfejtéssel, stb. azonos, egyező és naprakészek legyenek az adatok.

  • A KKV-k nézőpontjából viszont akik használnak, vagy akarnak használni számítástechnikát, a szolgáltató kiválasztásánál lesz szempont, hogy a szolgáltatóval közös adatfeldolgozást tudjanak végezni. A KKV-k csak olyan szolgáltatóra bízzák a speciális szakismeretet igénylő szolgáltatói tevékenységeket, mint pl. bérszámfejtést, főkönyvi könyvelést, mérlegkészítést, stb. amely a KKV-knál a helyszínen végzendő ügyvitellel együtt tud működni, amelyek adatai közösen elérhetők. Az az ügyviteli, könyvelési vállalkozó, aki nem használ web-en működő, megosztható adatokat használó programokat, az verseny hátrányba kerül.

Teljes körű rendelkezéssre állásának előnyei a KKV-knál
 

A KKV-knál az ügyviteli munka jelenleg igen nagy százalékát az állammal történő elszámolás jelenti. Hiszen szinte nincs olyan naptári nap, amelyre ne jutna valamilyen állami jelentés kötelezettsége. Ezért a KKV-k szűkös erőforrás felhasználásában elsőrendű szempont, a működés előfeltétele, hogy az állami igényeknek határidőre, pontosan eleget tegyen. Jelenleg nagyon kevés idő és energia jut a mindennapi gazdálkodásban, a működés vezérlésében számítógépi eszközök igénybe vételére. A könyvelést, a bér jelentések elkészítését - akár a vállalkozások maguk, akár ügyviteli szolgáltató igénybe vételével -, de meg kell oldani, és a KKV-k meg is oldják. A MegaORA olyan könnyen elérhető, a helyszínen, az irodáiban potenciálisan rendelkezésre álló lehetőségeket biztosít nemcsak a kötelező feladatokhoz, hanem az ügyvitel teljes köréhez, amely programokkal a teljes ügyvitel egyszerűen, biztonsággal megoldható. A számítástechnika szélesebb körű jelenléte a szervezet mindennapjaiban a KKV-k hatékonyabb működését eredményezi.

 

SaaS - a könyvelő irodák ügyfélmegtartásának segítője

Az elmúlt időszakban több könyvelő iroda ügyfelünk panaszkodott, hogy nagyobb, jól fizető megbízójuk szüntette meg a szolgáltatást és saját ügyvitelre rendezkedtek be. "Hogyan lehet megtartani az ügyfelet?" - kérdés kapcsán felmerül, hogy mikro- és kisvállalkozások miért vesznek igénybe - könyvelés, bér, stb. - munkavégzésre könyvelőirodákat? Azért, mert speciális, magas szintű szakismeret szükséges a könyvelés, mérlegkészítés, bérszámfejtés, áfa jelentés, NAV adatszolgáltatások, stb. elkészítéséhez. A kisszervezeteknél ez a speciális tudás nem áll rendelkezésre, illetve nem éri meg ilyen tudással rendelkező munkaerőt foglalkoztatni. A könyvelőiroda olcsóbb. Viszont az idő múlásával a kisszervezetek változnak, fejlődnek. Előbb-utóbb - főleg a jól fejlődő, jól fizető kisszervezetek - olyan igényeket támasztanak, amelyeket a működési folyamatokból kihelyezett ügyviteli munka nem tud, vagy egyre nehezebben tud biztosítani. Ilyenek:

  1. A kisvállalkozások naprakészen szeretnék látni a működésük adatait, mind tevékenységük alakulását, mind annak pénzügyi folyamatait (számlák, kifizetés, tartozások, stb.).
  2. A kisvállalkozások reál folyamatai - illetve az ezekhez kapcsolódó ügyvitel, számlázás, készletnyilvántartás, rendelésnyilvántartás, stb. - csak a helyszínen végezhetők. (Mindezekhez napjainkban nagy tudású, és a törvények szerint folyamatosan továbbfejlesztett programok szükségesek, pl. számlázás és annak havi jelentése, béradatok havi jelentése vagy az EKAER szinte folyamatos NAV kapcsolatot igényelnek, stb.)
  3. A bank (távoli), és a pénztári események (helyszíni) - be-, és kifizetések, azaz a pénzügyi helyzet - együttes, folyamatos figyelemmel kísérése szükséges, stb.

A SaaS technológia a lehetőségek széles skáláját biztosítja a könyvelőknek és megbízó együttműködésének. Ebben az üzemmódban az egyes felhasználók lehetnek egymástól távól és nagyon fontos, hogy a jogosultságok beállításával hangolható, hogy az egyes használók csak az általuk jogosult feladatokat és adatokat használják.

  1. Lehetőség van a könyvelőiroda munkáját a megbízóknak folyamatosan figyelemmel kísérni. (Természetesen, ha a szolgáltató a jogosultságok beállításával ezt megengedi.) A megbízó naprakészen láthatja a szolgáltató folyószámla, bank, stb. napi könyvelését.
  2. Az ERP program számlázás, készlet, rendelés, CRM moduljai a kisvállalkozás telephelyén használható, hiszen nincs munkaállomás korlátozás az internet rendelkezésre áll. A kisvállalkozás ezeket a programokat ugyanabban a vállalati feldolgozásban használhatja, amelyben a könyvelő szolgáltatás dolgozik. (Így pl. a számlák bekerülése a folyószámla könyvelésbe automatikus, naprakész.)
  3. Az előbbi módon a vegyes használat - ügyfél, könyvelőiroda - könnyen megvallósítható a bank (távoli), pénztári események (helyszíni) együttes naprakész feldolgozásának megvalósítása.

Bizonyosan állítható, hogy ha a könyvelést, bérszámfejtést végző ügyviteli szolgáltató "rá tudja venni" ügyfelét, hogy pl. a számlázást, készletnyilvántartást, rendelések készítését, dokumentumok tárolását abban a SaaS feldolgozásban végezze, amelyben könyvelés, bér, áfa nyilvántartása történik, akkor az adott megbízó szervezetet az ügyviteli szolgáltatóhoz szorosabban hozzáköti.

Az ügyfelek első kérdése, hogy mennyibe kerül az ilyen munkavégzés lehetősége. Bizonyosan nagyon olcsó, mivel a szolgáltató díjkedvezményét az ügyfelek is megkapják! Pl. évi 400-500 számla elkészítési díja kb. 5000-6000 forint évente. Ez az elszámolás a szolgáltatót nem terheli, mivel a MegaORA elszámoló rendszer lehetővé teszi, hogy a programot használó egyéb ügyfél csak a saját munkavégzéséről (pl. számlakészítésről) elkülönülő számlát kapjon.