Hírlevél - 2022. január

Előző Hírlevelek

Tartalom

Éves nyitási feladatok az egyes alrendszerekben
FIFO-s és Átlagáras módszerrel vezetett deviza bankok éves zárása nyitása
NAV XML adatok automatikus könyvelése 5.
Áttérés a MegaORA programról a MegApex program használatára
Megastar e-számla készítés fejlesztése

1. Éves nyitási feladatok az egyes alrendszerekben

Az alábbi feladatok a megfelelő dokumentációs fejezetben, on-line help lehetőséggel is elérhetők. Jelen leírásban célirányosan, mint emlékeztető leírást is rendelkezésre bocsájtjuk.

Időszak megnyitása, Főkönyv, Kontrolling gyűjtőkód és Házipénztár éves nyitása

Egy cégen belül a következő év megnyitásához az alábbi feladatokat kell elvégeznünk, természetesen minden feldolgozásban, cégenként: A képernyő felső során látható F.V gombbal indítható a Feldolgozási év váltás, amelyen kiválasztjuk a céget, amelyben új évet szeretnénk nyitni. Majd Új feldolgozási. év megadása után az alábbi képernyőn adható meg az új évszám:

Létrehozás gombra való rákattintás után az új évszám megjelenik a Feldolgozási év választás ablakban.

Fontos!!! A létrehozott új évbe bele is kell lépni, mielőtt a feladatokkal tovább mennénk, mert belépéskor az évfüggő belső működési paraméterek átmásolódnak egyik évről a másikra. Amennyiben ezt elmulasztjuk, úgy a további lépéseknél esetleg hibák lesznek.

A 2022.évbe belépve az FA8 menüpontban vigyük fel az időszakokat 202200, 202201 stb. és állítsunk minden modult, igenre, amit használunk vagy használni kívánunk. Az időszak megnyitását elvégezhetjük egész évre előre, illetve, a további időszakokat megnyithatjuk akkor amikor könyvelni kívánunk az időszakra, saját belső szabályzatunknak megfelelően. (A kezelő, illetve a felelős vezető az egyes időszakok megadásával ellenőrizheti „zsilipelheti”, hogy melyik időszakokban engedélyezi a feldolgozást. Például több kezelő esetén az időszak „nem engedélyezésével”, azaz letiltásával akadályozható meg, hogy valamely munkatárs, tévedésből már lezárt ÁFA időszakra vigyen be tételt.)

Ezután lépjünk vissza a 2021.évbe és az FA56 menüpont segítségével másoljuk át a Főkönyvi, Pénzügyi feldolgozáshoz szükséges törzs adatokat. Amennyiben a kontrolling törzset 2021.évben évfüggőre állították, de 2022.évben is szeretnék használni akkor a Kontrolling törzs másolását is igenre kell állítani.

Házi pénztár (pénztárak) nyitása:

Kétféle mód áll a felhasználók rendelkezésére: programmal történő zárás/nyitásra az FH11-es menüpontban a lezárandó évben állva. Valamint a „kézi” nyitás az új évben az FH09-es menüpontban.

FH11. Házipénztár év végi zárás/nyitás

Az éves zárás-nyitás - FH11 - egyrészt "lereteszeli" az előző év házipénztárát, azaz a lezárt évre több tétel nem vihető be, másrészt automatikusan átviszi a lezárt pénztár pénzkészletét a következő évre nyitónak.
A nyitásnál az előző év induló bizonylatszámaira "visszaáll" a program. Tehát, ha az előző évben 1-től indult a Bevételi bizonylatok száma, akkor a következő évi nyitóban is az lesz. Ha ez az automatizmus nem megfelelő, akkor a nyitást az FH09-es programmal kell elvégezni.
Ha a kezelő úgy dönt, akkor a következő év nyitását beviheti az FH09 - Nyitó pénzkészlet bevitele - menülépéssel is. Ez automatikusan az előző év zárását, a következő év nyitását jelenti. Egy következő év nyitója "lereteszeli" az előző évi házipénztár használatát, azaz az előző évre nem lehet tételt bevinni, ha már van következő év nyitója.

FH09. Pénztári nyitó pénzkészletek bevitele

A házipénztári napló megnyitása után lehetséges a nyitó pénzkészlet bevitele az FH09. menülépéssel.

2022. évben FH09 Pénztári nyitó készlet bevitele menüpontban, új bevitelként fel kell vinnünk a pénztárnapló kódját, illetve a pénztárnyitás dátumát.

Az adatok OK gombbal történő elfogadása után, egy újabb beviteli képernyő jelenik meg, itt kell megadnunk, a deviza kódját, a bevételi és kiadási bizonylatok kezdő sorszámát, valamint a kezdő pénzösszeget is.

Az adatok megadása után az alábbi képernyőképet kapjuk, amit a befejez gombbal tudunk véglegesíteni. Természetesen a fent leírt műveletet annyi pénztárban kell elkészíteni, ahányat a vállalkozás használ.

Számla feldolgozás éves indítása (Ha van Számlázás)

Az alábbiakban a Számlázás, Készlet nyilvántartás és Rendelési feldolgozás éves nyitását ismertetjük. Mindegyik alrendszerhez szükséges az Évszám megadása és ugyan ott az egyes feldolgozásokhoz a Főkönyvi – Pénzügyi rendszer éves törzsadatainak (pl. Főkönyvi törzs) átmásolása a következő, a megnyitásra kerülő évbe. Ezt a korábbi leírásban, a Főkönyvi törzs nyitásánál már láttuk. A továbbiakban a Számlázás, Készlet nyilvántartás és Rendelési feldolgozás éves nyitását vesszük sorra. Bár külön – külön le van írva mindhárom alrendszerhez az éves nyitás, de látható, hogy ugyan az a menülépés fog futni. Ezért a három alrendszer használatához elegendő csak az egyiket futtatni.
Menü:
„A” Anyag és Áruforgalom
„AS” Számlázás
„AS6” Zárások, törlések
„AS62” Évfüggő törzsállományok másolása

Másolandó év: Tárgyév       Ahová másol: következő év
Törlés/Másolás       Másol
Főkönyvi hivatkozások   Igen
Sorszámozó           Igen
(amennyiben a következő évben a sorszámozás típusa, ill. a sorszám intervallumok tól-ig megegyeznek a tárgyévivel! Ellenkező esetben N-re kell állítani és a következő évi feldolgozásban a sorszámtípus átállítása után kézzel be kell vinni az új bizonylatszám intervallumokat.)
Nyitott előlegek       Igen
(amennyiben átmásoljuk az előző év fel nem használt előleg számláit a következő évre, úgy már csak az új évben lehet majd beemelni ezeket a nyitott előleg számlákat végszámlába, ezért ezt a lépést csak akkor tegyük meg, ha már biztos, hogy az előző évben nem állítunk ki több számlát)
Ezeket a másolásokat egyszerre és külön – külön is meg lehet tenni, tehát lehetőség van arra, hogy például a főkönyvi hivatkozásokat és a sorszámozót Igen-re állítjuk és átmásoljuk, míg a nyitott előleget Nem-re és azt majd egy későbbi időpontban másoljuk át. Értelemszerűen egy következő alkalommal, amikor csak a nyitott előlegeket másoljuk, akkor amit már egyszer átmásoltunk, azt Nem-re kell állítanunk, hogy ne fusson hibára a program.
OK gomb
Amennyiben a következő évi számlatükör változott, értelemszerűen a főkönyvi hivatkozásokat módosítani kell.

Figyelem!
Következő év első munkanapjától munkavégzéskor mindig mérlegelni kell, hogy az adott bizonylat (pl. számla), könyvelési tétel melyik évet érinti. Ennek megfelelően kell a munkavégzést a tárgyévi vagy a következő évi feldolgozásban végezni! Csak abba a feldolgozási évbe tudjuk átvenni a főkönyvbe a bizonylatot, amelyikben állva azt elkészítettük.

Készlet feldolgozás éves nyitása (ha van Készlet feldolgozás)

Menü:
„AK” Készlet - számlázás
„AK6” Zárások, törlések
„AK68” Évfüggő törzsállományok másolása

Következő év első munkanapjától munkavégzéskor mindig mérlegelni kell, hogy az adott bizonylat (pl. számla), könyvelési tétel melyik évet érinti. Ennek megfelelően kell a munkavégzést a tárgyévi vagy a következő évi feldolgozásban végezni!
Készletrendszerben – amennyiben a tárgyévet még nem zártuk – a következő évi feldolgozásban csak úgy lehet dolgozni, hogy a feldolgozási időszak megnyitott, de az nem engedélyezett. Csak a készletrendszer zárás nyitása után lehet a következő évi készlet bizonylatokat elkészültre tenni.
Készletrendszerben a következő év első munkanapjától az előző évre rögzített bizonylatok esetében figyelni kell a bizonylat dátum megadására – ennek ugyanis előző évinek kell lennie – mert ellenkező esetben egy december 31-i fordulónappal lefolytatandó leltározás nem hajtható végre.

Rendelési nyilvántartás éves nyitása (Ha van Rendelési nyilvántartás)

Menü:
„A” Anyag és Áruforgalom
„AR” Rendelés - Készlet - számlázás
„AK6” Zárások, törlések
„AK68” Évfüggő törzsállományok másolása

Következő év első munkanapjától munkavégzéskor mindig mérlegelni kell, hogy az adott bizonylat (pl. számla), könyvelési tétel melyik évet érinti. Ennek megfelelően kell a munkavégzést a tárgyévi vagy a következő évi feldolgozásban végezni!
Készletrendszerben – amennyiben a tárgyévet még nem zártuk – a következő évi feldolgozásban csak úgy lehet dolgozni, hogy a feldolgozási időszak megnyitott, de az nem engedélyezett. Csak a készletrendszer zárás nyitása után lehet a következő évi készlet bizonylatokat elkészültre tenni.
Készletrendszerben a következő év első munkanapjától az előző évre rögzített bizonylatok esetében figyelni kell a bizonylat dátum megadására – ennek ugyanis előző évinek kell lennie – mert ellenkező esetben egy december 31-i fordulónappal lefolytatandó leltározás nem hajtható végre.

2. FIFO-s és Átlagáras módszerrel vezetett deviza bankok éves zárása nyitása

Ennél a két elszámolási típusnál nyitó készlet nélkül nem lehet elkezdeni a könyvelést, mert vagy nem lenne miből a kiadásokat teljesíteni, vagy egy teljesen rossz árfolyammal számolna a program, hiszen hiányzik a nyitóhoz tartozó deviza összeg és árfolyam.

Mivel az előző év lezárása a mérleg elfogadása után történhet meg, így mindenképpen 2022.01.01 után kerülne be a nyitó tétel a banki tételek közé.
A fent említett a két elszámolási típusnál nagyon fontos a dátumok sorrendjének betartása, a helyes forintosítás elvégzése szempontjából, ezért ezeket a főkönyvi számokat kézi bevitellel kell lezárni és megnyitni az év elején.

Az éves zárási műveletek keretében, a fenti módon vezetett bankok záró egyenlegét, egyenként vezessük át átvezetési számlákra. (pl. T3892-K3841 euro bank)

Majd végezzük el a tárgyév december 31.-i átértékelést. A program az automatikus zárás-nyitás keretében ezzel a számlával szemben végzi el mind a zárási mind a nyitási műveletet.
Következő év nyitása FIFO vagy Átlagáras naplón kézzel történik, 2022.01.01. dátummal, berögzítjük 2022.01 hóra a nyitó deviza értéket. (pl. T3841- K3892) Árfolyam különbözet ebben az esetben nem képződhet, hiszen a két időszak között nincs banki nap.

Átvezetést kizárólag az 500-al kezdődő naplókon lehet elvégezni.

3. NAV XML adatok automatikus könyvelése 5.

Az FA417-es menülépés a letöltés és (automatikus) kontírozás menülépése. A korábbi – 2021.05. - Hírlevél részletes leírást tartalmaz a menülépés működéséről, kezeléséről és használatáról. Jelenleg még mindig az 1. 0. verziót működtetjük, tehát nagyobb változás nem történt. De ebben is vannak új lehetőségek. Az egyik ilyen új lehetőség a letöltés és (automatikus) kontírozás egy lépésben.

A kézi (1000 alatti sorszámú) kontír sémák feldolgozását bővítettük. Ez azért szükséges mert a kontírozó könyvelő megadhat egyszerű 3, vagy 5 sorból álló kontír sémát olyan számlához, amelyben 20 vagy akár 50 sor, többféle Áfával szerepel. Amely kontírozás összevontan, adó alapok, adók csoportban kell szerepeltetni a könyvelési tételben. Ekkor nem az automatikus kontírozás alapján történik a könyvelési tétel képzése, hanem pl. a Pénztárak kontírozásához hasonlóan, un. Esemény kódok szerint kell a programnak a könyvelési tételt képezni. Tehát ez egy más, egy másik kontírozási stratégia, eltérően a korábbi könyvelési tételekből történő kontírozás képzéstől. Ekkor nem az automatizmus működik, hanem a kezelő minden tételnél megadja melyik (1000 alatti sorszámú) kontírozást kell képezni. Ez a lehetőség visszalépésnek tűnik, hiszen a kezelőnek tételeként kell megadni a kontírozást, de a kezelőnek nagyobb szabadság fokot ad. Van eset, amikor az automatizmus megértése, megfelelő „változat” kiválasztása bonyolultabb, mint egy kód direkt kézi megadása. (Gondoljunk egy autó javítás 50 soros számlájára, amelyet egy „Autó javítás költségei” számlára könyvelnek.)

Az 1. 0. verzió Teszt üzemmódban működik, ez azt jelenti, hogy minden (automatikus) kontír képzésnél a program tárolja a számlából képzett adat igényt és az automatikus kontírozás által előállított (javasolt) kontírozást. Ez időben és adatterületben nagyobb adat és tárhely igényű, de észrevétel, hiba esetén lehetőség van megvizsgálni, mit kért a kontírozástól a hívó program és erre mit adott az automatikus kontírozás. További lehetőség, hogy mód van ismételten lefuttatni a korábbi futást, azaz lépésenként elemezni lehet, hogyan csinálta a program egy bizonyos bemenetből a kibocsájtott kimenetet. Lassan feleslegessé válik ez a Teszt funkció, megszüntetjük, de.ezt a felhasználó nem érzékeli.

Volt már néhány kérés a képzett kontírozás megvizsgálására, és várunk további észrevételeket, kérdéseket az ügyfelektől, lehetőleg még a Teszt üzemmód kikapcsolása előtt. (ugyanis később a kérdések megvizsgálása nehézkesebb lesz.)

4. Áttérés MegaORA programról a MegApex programra

A Megastar Kft már 5 éve elkészítette a MegaORA program korszerűsített változatát, amely szinte minden elemét tartalmazza a jelenleg általánosan használt MegaORA program lehetőségeknek.

Bár a korábbi tájékoztatóban már megindokoltuk, most elismételjük, hogy miért kellet a MegApex programokat elkészíteni? Azért, mert a számítástechnika folyamatos változása miatt a korábbi technológiával készült programok idővel egyszerűen használhatatlanná válnak. A gépi környezet, a fejlesztő eszközök és az internet lehetőségek évről évre történő változásával részben gazdaságtalanná válik, aztán teljesen lehetetlenné válik a korábbi ügyviteli programok használata. (Hiszen majd minden felhasználó átélte a DOS Windows váltást.) A 2000-es évek elején készült Oracle alapú programok – ami akkor a legkorszerűbb megoldás volt -, a böngészőben futnak, amely java plugin programokat használ. Napjainkban a böngésző gyártók, mint a Microsoft (Explorer), mint a Google (Chrome), stb. az új verziókban megszüntetik a java pluginok használatának lehetőségét. Az új böngésző verziókban a MegaORA program futása nem támogatott, csak a korábbi böngésző verziókban használható. (A támogatás megszüntetése nem a használat tiltása!!!) Tehát az ügyviteli munka folyamatos és biztonságos végzéséhez az ügyviteli programoknak is alkalmazkodni kell a számítástechnikai változásokhoz.

A korszerű, internet alapú Apex fejlesztő eszközzel készítettük el a teljeskörű ügyviteli rendszert. A MegApex rendszer jellemzője, hogy csak a felhasználói felület, amit a kezelő lát, és amit használ, csak az került lecserélésre. Ennek eredményeként a meglévő adatállományok, az eredmény adatok az újban azonosak a régivel, azaz egy időben, mind a MegaORA, mind ismerkedés, tanulás céljából a MegApex programok egyidejűleg is használhatók – egyazon feldolgozásban. Így biztosított, hogy az új programokkal kiírathatók a korábbi évek feldolgozásának adatai.

Az ismerkedési, tanulási időszakban javasoljuk a „vegyes” használatot. Például adatbevitelt a MegaORA-val, könyvelést, listázást a MegApex programmal is lehet végezni. Egyes felhasználók felfedezték, hogy a MegApex kiírási lehetőségeivel elkerülhető a Riport szerver „bedugulása”, azaz amikor nem megy a kiíratás a MegaORA feldolgozásban, akkor az Apex program indítása után a kiíratás elvégezhető a MegApex programmal. Az Apex listához nem kell Riport szerver.

A MegApex elindítható a www.megastar.hu honlapról, ugyanitt indító ikon is készíthető. Belépni azonos névvel és jelszóval lehet mindkét rendszerbe. (Egy kezelő csak egy jelszóval csak az egyik rendszerben lehet. Vagy ki kell lépni, vagy másik kezelő névvel, jelszóval kell belépni.) Várjuk olyan felhasználók véleményét, akik próbálják a MegApex programokat.

5. Megastar e-számla készítés fejlesztése

Elektronikus számla

Azt tervezzük, hogy 2022 első negyedév végéig megvalósítjuk a MegaORA Számlázó programban az elektronikus számlák készítésének lehetőségét. Ez az alábbi elgondolások, jogszabály értelmezések alapján fog működni. Természetesen a tényleges megvalósulásról további részletes tájékoztatást teszünk majd közzé. Az e-számla készítési lehetőség javítja a számlakészítés ügyviteli munka hatékonyságát, így programunk használati értéke is jelentősen növekszik.

Jogszabályi háttér

Az 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet 7. § alapján az e-számla készítés és tárolás lehetősége jelentősen leegyszerűsödött. Ezek alapján elektronikus számlának minősül az a számla, amely, az ügyfélnek PDF formátumban a HASH (hitelesítő, ellenőrző) kóddal együtt elektronikusan lett elküldve, és az ellenőrző kód a NAV XML jelentésben a NAV-hoz is be lett küldve. (A PDF formátum az ember által olvasható, érthető számlakép.) Az ilyen formában előállított e-számla és ellenőrző kód tárolásáról a számla előállítónak (is) gondoskodnia kell. A felmerült feladatokat teljeskörűen megoldhatjuk a Megastar programmal, és a felhasználó e-posta rendszerével, és a jogszabály szerinti felhasználói működéssel, a keletkezett adatok archiválásával.

A fejlesztés tervezete

Az egyes ügyfelekhez (Partner törzsben) megadható lesz, hogy az illető ügyfélnek e-számla készül vagy a korábbi papír alapú számla. A Partner törzsben megadott e-számla opció a konkrét számla készítésekor a kezelő által lesz átállítható. Az e-számla helyett a készítés papír számlára váltható, amely, mint PDF elektronikusan továbbított számlaként vagy papírra nyomtatva levélben küldhető el. Ha a Partner törzsben nem e-számla van beállítva, akkor a számla készítéskor e-számlára nem állítható át a működés, mivel az e-számla küldését az ügyfélnek jóvá kell hagynia.

Az e-számla készítési folyamatban a számla „elkészültre” állítása után rögtön elkészül a számla PDF formájú képe, és a számla képhez generált hitelesítő kód, mely azonnal tárolásra is kerül a számla készítési adatbázisba. Tehát PDF számlakép egy alkalommal, csak a számla előállításakor képződik. Ekkor keletkezik a NAV online adatszolgáltatás számára a kötelező XML adatsor. Ez az XML tartalmazza a PDF számlaképből képzett hitelesítő HASH kódot is. Így a HASH kódot tartalmazó XML kerül továbbításra az adóhatóság felé. Az itt leírt e-számla képzési módszernél nem szükséges a PDF digitális aláírása és a két évenként megújítandó időbélyegző sem, ezáltal jelentős költséget lehet spórolni.

Az „elkészült” folyamat lépései a következők. Az XML adatok NAV felé történő elküldését elindítja a program, és ugyan ekkor a PDF számla meg a HASH kód átkerülnek a felhasználó e-posta rendszerébe és továbbításra kerülnek az ügyfél elektronikus postaládájába. Továbbá a számla a PDF képet és a HASH kód adatokat is tárolja a program egy archiválási táblába. Ha a NAV rendszer sikeresen befogadta az XML adatot, akkor a számla készítés folyamata befejeződött. Ha az XML beküldésben vagy a felhasználó e-posta működésben hiba van, akkor az illetékes munkatársaknak intézni kell a folyamat teljessé tételét, ahogyan az jelenleg is történik.

Az archiválásra kerülő adatok köre bővül, mivel jelenleg a számla készítéskor az online számla XML adatok és a NAV ellenőrzési XML adatok kerülnek tárolásra, archiválásra. A jövőben a kétféle XML adatok mellett, mint archív adatok, tárolásra kerülnek a PDF és a HASH kód adatok is. Igény esetén csak az így tárolt PDF számlakép tekinthető meg, illetve ellenőrzés vagy ügyfél kérés esetén ezek az adatok küldhetők el. Az utólagos Stornó, Helyesbítő e-számlák ugyanezzel a módszerrel keletkeznek és így történik archiválásuk is. E-számla papírra nyomtatási lehetősége letiltásra kerül, csak ezt a tárolt PDF formát lehet megtekinteni és igény esetén papírra íratni.